PondokGue.com – Beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace sebenarnya bukan pilihan mudah. Sebab kebanyakan dari kita memang sudah terbiasa menggunakan ekosistem Microsoft Office.
Sejak pertama kali mengenal PC atau laptop saja, Microsoft Office mungkin adalah satu-satunya opsi yang menyediakan layanan komplit untuk menunjang produktivitas.
Produktivitas adalah raja, dan raja rangkaian produktivitas yang berkuasa selama ini adalah Microsoft Office.
Namun setidaknya selama dekade terakhir, diam-diam pengguna serta bisnis yang cerdas telah secara bertahap beralih dari suite Microsoft ke aplikasi Google Workspace.
Alasan untuk Beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace
Berikut ini 6 alasan mengapa harus beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace, serta dua alasan besar mengapa masih mempertahankan suite Microsoft.
Gratis Tanpa Biaya
Alasan pertama, mengapa harus beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace yaitu soal biaya. Seperti yang kita ketahui bahwa bagi orang Indonesia, lisensi Microsoft Office tidaklah murah.
Sementara Google Workspace menawarkan segudang layanan serupa yang sebagian besar gratis, dan untuk bisnis harganya cukup murah.
Google Workspace menghadirkan seluruh jajaran aplikasi Google sebagai suite terintegrasi.
Microsoft telah menagih ratusan dolar untuk paket Office-nya selama Office masih ada.
Hari ini, Office 365 hadir dalam berbagai versi yang sedikit berbeda dan tampaknya arbitrer yang terdiri dari kombinasi berbeda dari berbagai aplikasinya dengan harga mulai dari $70 (1 juta) per tahun untuk Personal hingga $264 (4 juta) per tahun untuk Business Premium.
Ya, tarif bisnis sebanding, $72 dan $264 per tahun, dengan perusahaan yang lebih besar mendapatkan potongan harga dari paket besar.
Tetapi untuk penggunaan pribadi, aplikasi Google benar-benar gratis. Tidak perlu mengeluarkan uang sepeser pun.
Cukup buat akun dan lakukan hal yang perlu Anda kerjakan.
Kolaborasi Lebih Mudah
Alasan kedua, mengapa harus beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace karena Google menawarkan kolaborasi yang lebih mudah.
Sejak awal, rangkaian aplikasi Google memang sengaja dibuat untuk kolaborasi. Menjadi internet-first, Google Docs, Sheets, Slides, dll., dibuat pada saat berbagi dan berkolaborasi dalam dokumen telah menjadi norma bagi generasi pekerja baru.
Sementara Microsoft tertinggal bertahun-tahun di bidang itu. Meski sekarang sudah ada Office 365 yang telah meningkatkan segalanya, pengalaman kolaborasi Microsoft tetap kaku dan membingungkan.
Office 365 mengandalkan ujung tombaknya pada Sharepoint dan OneDrive.
Namun aplikasi Google, melacak akses dipermudah. Google memudahkan untuk melihat siapa yang melakukan apa, menemukan dan mengembalikan perubahan, dan menyelesaikan semuanya dalam waktu nyata tanpa menunggu pengguna yang berbeda untuk menyimpan perubahan mereka.
Mudah untuk berbagi dan berkolaborasi di Google Workspace tanpa harus mengkhawatirkan masalah kompatibilitas.
Akses mulus dari mana saja
Alasan ketiga, mengapa beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace adalah soal kenyamanan aksesnya yang mulus dan bisa dilakukan dari mana saja.
Office365 dan Google Workspace tersedia secara online dan dapat diakses dari perangkat apa pun. Namun sistem Google dirancang untuk akses yang mudah dan kemampuan berbagi terlebih dahulu, di mana Microsoft Office memiliki bias keamanan tingkat bisnis yang menghasilkan banyak rintangan yang mengganggu untuk akses dan berbagi yang mudah. Singkatnya Microsoft Office terlalu ribet untuk urusan satu ini.
Baik Anda menggunakan browser atau menggunakan aplikasi asli Google di perangkat seluler, masuk ke Google Drive selalu lebih mudah daripada repot dengan Microsoft OneDrive.
Kemungkinan siapa pun yang ingin Anda bagikan sesuatu memiliki akun Gmail, dan hanya itu yang diperlukan untuk mengakses Google Drive.
Fitur seperti pelacakan versi dan pemulihan versi lama lebih mudah dilakukan di aplikasi Google daripada di Microsoft Office. Pilih saja yang Anda inginkan dan pilih “Pulihkan versi ini”.
Aplikasi Google lebih sederhana
Alasan keempat mengapa harus beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace yaitu karena lebih sederhana.
Sebenarnya, kesederhanaan semacam ini bisa menjadi pedang bermata dua. Tetapi untuk pengguna rata-rata, Google Docs dan Sheets lebih mudah digunakan daripada Microsoft Office.
Sebab Google Drive terpasang di dalam suite, Anda tidak perlu terlalu khawatir tentang tempat menyimpan barang.
Berbagai dokumen baru bisa langsung digunakan untuk mulai mengetik. Alat pemformatan dasar juga tersedia, dan meskipun memungkinkan untuk mengakses fitur lanjutan, kebanyakan orang tidak terlalu membutuhkannya.
Google telah melakukan pekerjaan yang brilian untuk membuat antarmuka yang mudah dan menyingkirkan hal-hal rumit dari cara pengguna.
Namun sederhana terkadang juga tidak bisa dijadikan keunggulan. Di akhir tulisan nanti, kami akan membahasnya.
Google terus menambahkan integrasi ekstensif
Saat Anda membeli versi Office365 tertentu (edisi pribadi dasar memberi Anda enam aplikasi plus Defender dan OneDrive), Anda mendapatkan kumpulan aplikasi tetap.
Sebaliknya, Google Workspace selalu berkembang. Buka menu Google Apps di pojok kanan atas aplikasi Google dan Anda mendapatkan daftar lebih dari 20 aplikasi, mulai dari Docs dan Sheets hingga Keep, Forms, dan Voice, dan bahkan Youtube.
Ekosistem aplikasi Google semuanya berfungsi dengan Google Workspace dengan satu atau lain cara, memudahkan untuk berbagi dokumen dan konten Anda di antara keduanya.
Sudah Terbiasa dengan Aplikasi Google
Alasan keenam, mengapa harus beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace karena sudah familiar dengan aplikasi Google.
Di masa sekarang ini, sepertinya hampir semua pengguna internet di Indonesia sudah pernah mendaftarkan dan memiliki akun Gmail.
Secara tidak sadar, Anda mungkin juga sudah memiliki Google Workspace dan mungkin sudah pernah menggunakannya. Gratis. Tidak ada lagi yang bisa dilakukan atau dibeli. Langsung gunakan saja.
Alasan masih mempertahankan Microsoft Office
Setelah menjabarkan alasan beralih dari Microsoft Office ke Google Workspace, perlu dijelaskan juga beberapa alasan untuk masih mempertahankannya.
Perlu diakui bahwa aplikasi Google tidak sempurna, dan tidak selalu bisa menjadi pilihan yang paling dominan.
Ada dua area besar di mana janji produktivitas Microsoft menang dengan mudah atau unggul telak, yaitu dalam hal presentasi dan spreadsheet yang sangat canggih.
Pengatur data tingkat lanjut lebih suka Excel
Meskipun Google Spreadsheet sederhana dan mudah digunakan serta dikolaborasikan, Google Sheets tidak mendukung kemampuan lanjutan Excel.
Rata-rata pengguna mungkin tidak pernah membuat tabel pivot atau melakukan jenis analisis canggih yang memerlukan Excel, tetapi jika Anda memang membutuhkan hal-hal tersebut, perbandingan antara kedua alat ini bahkan tidak mendekati.
Microsoft Excel melakukan tabel pivot lebih baik daripada Google Spreadsheet, dan lebih mudah untuk menemukan dan memulai dengan template yang bagus untuk tabel tersebut.
Power presenter lebih memilih PowerPoint
Dalam segi kecanggihan dalam pembuatan presentasi, PowerPoint memiliki galeri gaya dan efek visual yang sangat besar, dan pendekatannya untuk menciptakan visual berbasis data yang berlapis jauh lebih unggul daripada Google Slides.
Jika Anda telah menjadi pengguna PowerPoint yang mahir, Anda akan segera merasa terhambat oleh objek-objek Slide yang terlalu disederhanakan.
Dalam beberapa situasi, PowerPoint jauh lebih unggul dalam menawarkan tampilan dan nuansa yang benar-benar diinginkan.
Kesimpulan
Bagi kebanyakan orang, berbagai aplikasi yang ditawarkan Google secara gratis memang lebih mudah digunakan dan dikolaborasikan daripada Microsoft Office.
Sebab mayoritas pengguna di Indonesia memiliki akun Gmail atau Youtube. Hampir semua orang sudah memiliki akun Google dan dapat bekerja di sana tanpa langganan atau pilihan tambahan.
Namun bagi para profesional serius dengan kebutuhan khusus dalam penyajian visual atau analisis data, Microsoft masih unggul dengan margin yang lebar.
Nah, apabila Anda memang membutuhkan kemampuan ini, maka mintalah perusahaan Anda yang harus membeli langganan Office365 untuk Anda. Jangan menghabiskan uang hasil jerih payah Anda sendiri untuk itu. Mahal, boss! UMR Jogja gak mampu!
